Messaggio segreteria telefonica professionale: 8 modelli

Un buon messaggio di segreteria telefonica professionale dice in pochi secondi chi sei, perché non puoi rispondere e che cosa deve fare chi chiama. Il resto è superfluo. Qui sotto trovi otto modelli pronti, scritti dalla redazione, per i casi più frequenti: messaggio standard, fuori orario, ferie, festività, centralino, attesa, studio professionale e versione bilingue. Per ciascuno indichiamo il numero di parole e una durata stimata.

Sostituisci le parti tra parentesi quadre e leggi il testo ad alta voce prima di registrarlo. Se inciampi, accorcia.

Come sono state stimate le durate?

Le durate sono una stima della redazione, calcolata tra 2 e 2,5 parole al secondo. La durata più breve corrisponde a una lettura spedita, quella più lunga a una lettura calma, che al telefono è quasi sempre la scelta migliore. Nel conteggio ogni parte tra parentesi quadre vale due parole. Prendi le durate come indicazione e cronometra sempre la tua versione.

Cosa deve contenere un messaggio di segreteria telefonica professionale?

• Chi risponde: il nome dell'azienda o dello studio, ed eventualmente il tuo.
• Perché adesso non risponde nessuno: orario, ferie, linea occupata.
• Cosa fare: lasciare un messaggio, richiamare, scrivere un'email, consultare il sito.
• Quando sarai di nuovo raggiungibile, se lo sai.

Meglio evitare le frasi di circostanza lunghe ("La sua chiamata è molto importante per noi"), i numeri di telefono detti di corsa e gli indirizzi web difficili da dettare.

Quali sono gli 8 modelli pronti?

1. Messaggio standard (in orario, linea non disponibile)

Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. In questo momento non possiamo rispondere. Lasci il suo nome, il numero e il motivo della chiamata dopo il segnale: la richiameremo entro [la giornata / domani mattina]. Grazie.

Parole: circa 31 · durata stimata: 12-16 secondi

2. Fuori orario

Buonasera, ha chiamato [Nome azienda]. I nostri uffici sono chiusi. Siamo aperti dal lunedì al venerdì, dalle [nove] alle [diciotto]. Può lasciare un messaggio dopo il segnale oppure scriverci a [indirizzo email]. La ricontatteremo il prima possibile nel prossimo giorno lavorativo.

Parole: circa 43 · durata stimata: 17-22 secondi

3. Ferie o chiusura temporanea

Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. Siamo chiusi per ferie dal [giorno e mese] al [giorno e mese] compreso. Riapriamo [giorno della settimana, giorno e mese]. Per richieste urgenti può scrivere a [indirizzo email]: leggeremo i messaggi alla riapertura, dando precedenza alle urgenze. Grazie e a presto.

Parole: circa 40 · durata stimata: 16-20 secondi

4. Festività

Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. In occasione delle festività saremo chiusi dal [data] al [data]. Gli uffici riaprono il [data] con il consueto orario. Può lasciare un messaggio dopo il segnale. Tutto lo staff le augura buone feste.

Parole: circa 41 · durata stimata: 16-21 secondi

5. Centralino con scelta dell'ufficio

Benvenuto in [Nome azienda]. Per l'ufficio commerciale, prema uno. Per l'assistenza tecnica, prema due. Per l'amministrazione, prema tre. Per parlare con un operatore, resti in linea.

Parole: circa 29 · durata stimata: 12-15 secondi

Non superare le quattro opzioni e metti per prima quella più richiesta: chi chiama deve ricordare il numero senza riascoltare.

6. Messaggio di attesa

Grazie per aver atteso. Tutti i nostri operatori sono occupati, la preghiamo di restare in linea: risponderemo appena possibile. Se preferisce, può trovare orari e informazioni sul nostro sito, [indirizzo del sito, scritto in modo facile da pronunciare].

Parole: circa 31 · durata stimata: 12-16 secondi

Durante la stessa chiamata il messaggio di attesa si ripete più volte. Tienilo corto e, se puoi, alterna due versioni.

7. Studio professionale

Buongiorno, ha chiamato lo studio [Nome e cognome / Nome dello studio]. In questo momento sono [con un cliente / in riunione / in visita]. Lasci nome, numero e una breve indicazione del motivo della chiamata: la richiamo oggi stesso. Per fissare un appuntamento può anche scrivere a [indirizzo email].

Parole: circa 38 · durata stimata: 15-19 secondi

8. Bilingue, italiano e inglese

Buongiorno, ha chiamato [Nome azienda]. Al momento non possiamo rispondere: lasci un messaggio dopo il segnale e la richiameremo al più presto. Hello, you have reached [Nome azienda]. We can't take your call right now. Please leave a message after the tone and we'll call you back as soon as possible.

Parole: circa 53 · durata stimata: 21-27 secondi

Meglio registrarlo da te o generarlo dal testo?

Registrato da te. È la strada più personale, adatta agli studi professionali e alle piccole attività in cui chi chiama ti conosce. Se il centralino o il telefono permettono di registrare il messaggio direttamente, è anche la più rapida. Qualche accorgimento: scegli una stanza silenziosa, parla sorridendo, fai una piccola pausa prima e dopo il nome dell'azienda e scandisci numeri e indirizzi email.

Generato dal testo. Conviene quando vuoi lo stesso tono in tutti i messaggi, quando devi aggiornarli spesso (ferie, festività) o quando ti serve una versione in un'altra lingua. Con Fynqcast lo fai nei piani FYNQ Studio o Publisher, che includono le funzioni per contenuti professionali, tra cui i voiceover per messaggi telefonici:

• incolli il tuo testo, che viene letto parola per parola, senza riscritture;
• scegli una voce di serie oppure la tua voce clonata;
• puoi usare fino a due voci, comodo per la versione bilingue;
• puoi partire da un testo da tradurre: l'audio si genera in otto lingue (italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo, portoghese, cinese, arabo);
• ottieni un file audio da scaricare (MP3, WAV o M4A) e caricare sul centralino, insieme ai sottotitoli SRT.

Se scegli la tua voce clonata, ci sono due cose da sapere. Il messaggio comincerà con un breve avviso parlato (in italiano dice «Voce clonata con IA.»), quindi la durata complessiva sarà un po' più lunga di quella indicata nei modelli. Inoltre la voce clonata parla solo le lingue che hai scelto al momento della clonazione: per il modello bilingue, l'inglese deve essere tra quelle. Per crearla devi essere maggiorenne, superare la verifica dell'identità (KYC), dare il consenso e avere un documento d'identità rilasciato da uno Stato dell'UE: chi ha soltanto un documento extra-UE, al momento, non può clonare la propria voce. Come si crea la voce clonata è spiegato in una guida dedicata. Clonare la voce con l'IA: come funziona e cosa serve

In questi contenuti non c'è musica di sottofondo né un link di ascolto pubblico: il risultato è il file. Prima di generarlo, chiedi al fornitore del centralino quali formati audio accetta. Per i piani vedi /it/pricing.

Se oltre alla segreteria ti serve uno spot, la struttura è simile ma l'obiettivo cambia: come scriverlo lo spieghiamo in un articolo a parte. Come scrivere uno spot radiofonico da 15 e 30 secondi

Quali errori evitare?

• Informazioni che scadono. "Siamo chiusi fino a lunedì" diventa falso il martedì. Indica sempre la data.
• Numeri di telefono dettati in fretta. Se proprio devi dirne uno, raggruppa le cifre e ripetilo.
• Indirizzi web impronunciabili. Se il sito ha trattini o sigle, basta dire "il nostro sito".
• Il messaggio delle ferie lasciato attivo dopo la riapertura. Segna in agenda il giorno in cui cambiarlo.
• Un menu del centralino troppo lungo. Oltre le quattro opzioni, chi chiama dimentica la prima.